「印鑑証明書」とは?必要な時・何に使うの?登録から発行方法までの手続きを徹底解説

「印鑑証明書」とは?必要な時・何に使うの?登録から発行方法までの手続きを徹底解説

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印鑑証明書という言葉を聞いたことはありますか?聞いたことはあるけれど、実際に使用したことはない方もいるかもしれません。人生において頻繁に使用する場面があるわけではありませんが、重要な書類です。

今回は、まだ使用したことがない方や印鑑登録自体を行っていない方などに、印鑑証明書が必要となるのはいつなのか、また印鑑の登録方法から発行方法など説明します。

印鑑証明書はどんな場面で必要?

印鑑証明書とは、そもそも何かご存知でしょうか。印鑑証明書とは、印鑑登録された印鑑の印影と登録した人の情報(氏名、住所、生年月日、性別など)が記載されており、その印鑑が自治体で登録された本人の印鑑に間違いないことを証明するものです。その証明書が実際、どのようなとき必要になるのか確認しましょう。

不動産の購入や引っ越しなど重要な契約時

日々の生活で、荷物の受取やサインの代わりなどにハンコを使用する場合がありますが、重要な契約時にはきちんと役所に登録した「印鑑」でなければいけません。それと一緒に、その「印鑑」が契約者本人のものであることを証明するため、印鑑証明書も必要になります。

重要な契約時というのは、マンションや一軒家、土地など不動産を購入したり売却したりするとき、住宅や自動車購入のためのローンを組むとき、賃貸の住居に入居するときなど。それ以外にも、会社を設立するときや保険金を受け取るときなども該当します。高額商品の取引を行うとき、契約者ではない人が一般に売られている適当なハンコを使い、代理人として重要な契約ができないようにするために、「印鑑登録」「印鑑証明書」は重要な書類です。

印鑑証明書の有効期限は?

発行した印鑑証明書自体に有効期限というものはありません。登録している印鑑に変更がない限り有効です。ただし、契約によっては、3ヶ月以内に発行した証明書を求められるケースがありますので、その場合は、指定されたとおり期限内のものを用意しましょう。古い印鑑証明書(つまり、現在はその印鑑は個人を証明する印鑑ではない)では困る場合、そのような条件が加わることがあります。

印鑑登録に必要なもの、手続方法の確認

印鑑登録をしていないと証明書は発行できないので、まずは印鑑登録のやり方と手続きに必要なものを解説しましょう。やり方は、自分自身で行う場合と、代理人に依頼する場合の2種類がありますが、登録ができるのは15歳以上と定められています。

本人が身分証明書を持参すれば即日可能

印鑑登録を行いたい本人が身分証明書を持っていれば、残りの必要なものを持参することで即日で登録が完了します。登録する場所は、住民登録をしている市区町村の役所です。必要なものは、「登録する印鑑」「身分証明証」の2つ。もし、マイナンバーカードを印鑑登録証にする場合は、一緒に持っていきましょう。

登録する印鑑についてですが、いくつかの規定があります。1つ目は、印影の大きさです。基本的には、8mmの正方形より大きく、25mmの正方形より小さいサイズとなります。多少市区町村によって異なるかもしれませんので、事前に確認するのがおすすめ。2つ目は、印影の形です。丸形が一般的ですが、角形や楕円形でも良いです。独特の形や、輪郭がないもの、輪郭が欠けているものなど認められないケースがありますので注意しましょう。

また、登録は1人1個までしか登録できない、家族など他の人がすでに登録している印鑑は使用できない、ゴム印やスタンプなど変形しやすい材質は使用できないという規定もがあります。

代理人でも委任状があれば登録可能

本人がやむを得ず手続きに行けない場合は、委任状があれば代理人でも登録できます。しかし、その場合は即日では完了しません。最初に、「登録する印鑑」「委任状(役所などのホームページから印刷可能)」「代理人の身分証明証」を持っていきます。後日、本人の自宅に「紹介書」が届きますので、必要事項を記入してから、再度代理人は、「紹介書」「委任状」「登録する印鑑」「本人の身分証明証」「代理人の身分証明証」「代理人の認印」を持っていき手続き完了です。

印鑑証明書の発行方法を確認しよう!

印鑑証明書が必要になったとき、どこで、どのような方法で発行できるかを説明します。ここでは、あくまでも個人の証明書の発行方法となり、法人の場合は準備するものが異なりますので気をつけましょう。

役所や証明サービスコーナーで発行する

最寄りの役所などで「印鑑登録証明書交付請求書」がありますので、そちらに記入して窓口に提出すれば発行できます。持っていくものは、印鑑登録時に発行した「印鑑登録証」と、「身分証明証」「手数料300円(2019年12月時点)」です。時間については、混んでいなければ10〜15分程度で発行してもらえますが、他の対応などで混んでいる場合は、混雑状況によって変わりますので、余裕をもって行きましょう。

代理人を通して発行する

代理人でも印鑑証明書を発行することは可能で、登録時ほど手間も時間もかかりません。持っていくものは、「本人の印鑑登録証」「代理人の身分証明証」「手数料300円」で、委任状などは必要ないでしょう。

マイナンバーカードでコンビニで発行する

マイナンバーカードで印鑑証明書を発行できるように手続きしている場合は、最寄りのコンビニで発行することが可能なため、便利です。時間帯も窓口より長く朝6時30分から23時00時まで対応(年末年始除く)。ただし、市区町村によってはコンビニでの交付に対応していないので、事前に確認しましょう。マルチコピー機を使用して画面の案内に従い、操作すれば発行できます。もし、やり方がわからない場合は、店員に聞けば教えてもらえます。費用は200円(2019年12月時点)なので、窓口に行くよりも安く、混雑も限られるためおすすめです。

印鑑証明の必要性を理解し、発行方法も確認しておこう!

印鑑証明の概要をはじめ、印鑑登録のやり方から証明書の発行方法まで説明してきましたが、いかがでしたか。やり方自体は難しいものではありません。登録も即日対応、証明書もコンビニで発行できるなど便利ですが、いざ必要になったときに焦ることがないよう、印鑑の登録は、前もって行うようにしましょう。また、発行の方法もいくつかあるので、いろいろなやり方を覚えておくと役立ちますよ。

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